Eine bessere Strukturfertigung beginnt mit guten Informationen

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Wann können wir die Werkstattzeichnungen erhalten? Kerri Olsen hat diese Frage beim ersten Treffen des Herstellers, des Stahldetailliers und des Kunden (normalerweise ein Vertreter des Generalunternehmers) unzählige Male gehört. Sie ist Gründerin und Leiterin von Steel Advice, einem Kostenkalkulations- und Projektmanagementunternehmen in Shelton, Washington, und derzeit amtierende Präsidentin des National Institute of Steel Detailing (NISD). Für Olsen ist das die falsche Frage, die ein Hersteller stellen sollte – insbesondere bei einem ersten Treffen.

„Meiner Meinung nach sollte die erste Frage immer lauten: ‚Welche Informationen werden noch benötigt, um mit der Stahldetaillierung beginnen zu können?‘ Wenn sie die Frage zum ersten Mal hören, soll es nicht das letzte Mal sein.

Olsen sagte dies während eines Seminars im März 2022 auf der NASCC: The Steel Conference, die vom American Institute of Steel Construction (AISC) in Denver ausgerichtet wurde. Ihr Vortrag befasste sich mit einem der zeitaufwändigsten Elemente eines Bauprojekts: Informationsanfragen oder RFIs.

Olsen bietet sowohl Kostenvoranschläge als auch Projektmanagementdienste an. Wenn sie einen Auftrag erhält, prüft sie zunächst sorgfältig Vertragszeichnungen, Spezifikationen und voraussichtliche Liefertermine. „Als nächstes markiere ich die Vertragszeichnungen dort, wo ich fehlende Informationen sehe“, sagte sie. „Wenn ich der Schätzer bei der Arbeit bin, habe ich bereits eine Vorstellung davon, was nicht im Arbeitsumfang enthalten war Ich werde Seite für Seite durchgehen und markieren, was ich für den Anfang brauche.“

Anschließend schreibt sie einen Einführungsbrief, in dem sie die fehlenden Elemente detailliert beschreibt, und trifft sich mit dem Hersteller. Dies alles geschieht vor dem Treffen mit dem Stahldetailer.

„Projektmanager von Herstellern sollten ihr Möglichstes tun, um einen Job vollständig zu kennen“, sagte sie. „Sie sollten sich den Auftrag mit den Schätzern ansehen, Leuten, die sich mit der Arbeit beschäftigt haben und die Problembereiche kennen. [Der Schätzer und der Projektmanager] sollten zusammenarbeiten, um alle angezeigten und angezeigten kritischen Höhen und Abmessungen zu identifizieren fehlt. Und sie müssen den Umfang der Arbeit vollständig überprüfen und über bestimmte Artikel und Mengen sprechen. Nur weil es nur einmal im Detail angezeigt wird, heißt das nicht, dass es nicht 50.000 davon in einem Job gibt.

Sobald sich Projektmanager und Schätzer einig sind, bringen sie Details ins Bild. Nach dem ersten Detailer-Angebot – das wiederum alle erwarteten Punkte, den gesamten Arbeitsumfang und Zeitpläne umfasst – wird die Stahldetaillierung in das Projekt einbezogen und die Besprechungen beginnen.

Bei diesem ersten Treffen beginnen der Schätzer, der Projektmanager und der Stahldetailer mit der Erstellung einer Liste der fehlenden Informationen – und das alles, bevor der formelle RFI-Prozess beginnt. Die Idee besteht darin, die meisten fehlenden Informationen so früh wie möglich aufzudecken und dabei die in den AISC- und NISD-Codes definierten Best Practices einzuhalten.

Hier kommt es auf Einzelheiten an. Ja, in Arbeitsverträgen steht, dass sich alle Parteien an die Best Practices von AISC und NISD halten, aber was sagen diese Standards eigentlich aus? Olsen verwies auf einen Abschnitt in der NISD-Norm, in dem es heißt: „In den Tragwerksentwurfsdokumenten müssen die auszuführenden Arbeiten klar dargestellt oder vermerkt sein und die folgenden Informationen mit ausreichenden Abmessungen enthalten, um die Menge und Komplexität des Baustahls genau wiederzugeben.“ fabriziert werden.“ Der Standard folgt mit einer langen Liste von Details, wobei die erste „die Größe, den Querschnitt, die Materialgüte und die Position aller Mitglieder“ betrifft.

Sie sagte auch, dass die bloße Skalierung von CAD-Zeichnungen zur Bestimmung der Abmessungen „keine akzeptierte Praxis zur Detaillierung der Genehmigungsdokumente“ sei, und fügte hinzu, dass dies mit Informationsverantwortung und Rechenschaftspflicht zu tun habe. Gemäß bewährter Vorgehensweise müssen Entwurfsdokumente im Lieferzustand alle erforderlichen Abmessungen enthalten.

„Alles, was wir tun, wenn wir mit einem Auftrag beginnen, muss immer wieder auf die Grundursache hinweisen“, erklärte Olsen, „und die Grundursache der meisten unserer Probleme ist, dass der Entwurf unvollständig war. Die Realität ist, dass Vertragszeichnungen fast immer Es ist nicht praktikabel, und viele meinen: „Warum machen wir uns nicht einfach an die Details des Auftrags, fügen Wolken [in das PDF-Markup] mit Fragen zu den Geschäftsdetails und den Montagezeichnungen ein und schicken sie dann zur Genehmigung?“ Das ist kein guter Prozess.“

Dadurch verschiebt sich die Informationsverantwortung. Best Practice geht davon aus, dass Detailer fertigungsbereite Zeichnungen veröffentlichen, in denen alle erwarteten Probleme angesprochen und Fragen beantwortet sind. Olsens Botschaft an Detailer: „Wenn Sie Zeichnungen zur Genehmigung einreichen, geben Sie der Welt zu, dass diese Zeichnungen umsetzbar sind. Jetzt haben Sie sich selbst für den damit verbundenen Zeitplan verantwortlich gemacht. Idealerweise sollten Sie Zeichnungen niemals bis zur Genehmigung einreichen.“ Sie sind vollständig, wenn Sie alle Fragen beantwortet haben und es losgehen kann. Auch wenn Sie sich gerade in der Genehmigungsphase befinden, könnten Sie diese Zeichnungen jetzt anfertigen, weil sie so vollständig sind. Das ist es, was wir wollen.“

Natürlich können Detailer nicht einfach sagen: „Diese Zeichnungen sind unbrauchbar, jetzt reparieren Sie sie“ und es dann einfach dabei belassen, bis jemand bemerkt, dass sich nichts bewegt. Schließlich müssen die Hersteller den Stahl bestellen, und Projekte haben immer noch erwartete Fertigstellungstermine. Hier kommen Olsens wöchentliche Projektinformationsmitteilungen ins Spiel.

„Ich sende einen beschreibenden Brief“, sagte sie, „keine seitenlangen Daten. Ich fasse alles in kurzen, informativen Sätzen zusammen. Wenn ich eine Tabellenkalkulation verwenden muss, werde ich das tun, aber ich versuche, es nicht zu tun. Die wöchentlichen Briefe beschreiben die.“ den aktuellen Jobstatus, was gelöst wurde und was zum Fortfahren erforderlich ist.

Mit diesen Briefen, die als PDF-Anhang an eine E-Mail gesendet werden (die einen Datums- und Zeitstempel enthält), fügt Olsen RFIs mit ausreichend Details bei, um für jeden, der sie lesen muss, Klarheit zu schaffen. In dem Schreiben wird außerdem darum gebeten, die Antworten nicht nur so schnell wie möglich, sondern bis zu einem bestimmten Datum zurückzusenden. Schließlich ist ASAP subjektiv. Für eine Person könnte es morgen sein, für jemand anderen nächste Woche (oder Monat).

Sie beschreibt in dem Brief auch alle früheren Treffen, die Uhrzeit und das Datum des Zoom- oder Teams-Anrufs, besprochene Probleme und hinzugefügte neue Details. „Daten und Uhrzeiten sind wichtig“, sagte sie und fügte hinzu, dass es sich bei einem kürzlich durchgeführten Projekt um ein Treffen handelte, bei dem festgestellt wurde, dass die Zeichnungen nicht aktuell waren.

„Ein guter Detailer und Projektmanager fragt immer, ob die vorliegenden Zeichnungen aktuell sind“, sagte Olsen. Außerdem sollten Revisionen Wolken (PDF-Markups) enthalten, die die Änderungen gegenüber den vorherigen Zeichnungen zeigen. Neue Zeichnungen ohne markierte Änderungen (oder Datum und Revisionsnummer) öffnen die Tür zur Unsicherheit: Ist das wirklich die neueste? Wurden wirklich alle notwendigen Änderungen vorgenommen? Welche Konflikte können durch diese Änderungen entstehen, wenn überhaupt?

Am Ende des Briefes fügt Olsen eine klare, aber höfliche Aussage hinzu: „Unsere Arbeit an diesem Projekt steht still, bis wir die angeforderten Informationen zu unserem RFI erhalten haben. Wir wissen Ihre sofortige Aufmerksamkeit hierüber sehr zu schätzen.“

Abschließend schließt sie mit etwas, das der folgenden Aussage ähnelt: „Wir bitten Sie, die oben genannten Informationen auf Richtigkeit zu überprüfen. Wenn wir innerhalb von drei Werktagen nach dem Datum dieses Schreibens keine schriftlichen Korrekturen von Ihnen erhalten, behält dieses Dokument seine Gültigkeit.“ eine Aktensache. Vielen Dank für Ihre Zeit und Aufmerksamkeit.“

Solche Briefe liefern eine schriftliche Spur, und weil sie wöchentlich verschickt werden, halten sie die Leute bei der Stange und spornen (im Idealfall zumindest) zum Handeln an. Die Dokumentation behält auch die Verantwortung für Informationen bei, was mit der Weiterentwicklung der Softwaretechnologie etwas komplizierter geworden ist.

Projektmanagement- und Nachverfolgungssoftware hat für viele im Baugewerbe die Abläufe optimiert. „Zum Beispiel ist die Dokumentenverfolgung mit Tekla EPM oder einer anderen Software zur Dokumentation von Genehmigungsanträgen und Shop-Veröffentlichungsterminen sehr hilfreich“, sagte sie.

Unternehmen geraten in Schwierigkeiten, wenn sie mithilfe von Software die Verantwortung für das Auffinden benötigter Informationen abwälzen. Olsen beschrieb beispielsweise Vorfälle, bei denen GCs Projektmanagementsoftware missbrauchten, indem sie „dem Subunternehmer sagten, er solle einfach in [diese webbasierte Software] gehen, um herauszufinden, was benötigt wird.“

Sie fügte hinzu, dass solche Software zwar das Sammeln von Informationen rationalisieren könne, bestimmte Personen jedoch immer noch für den Abruf und die Übermittlung dieser Informationen verantwortlich seien. „Der GC-Projektmanager sollte dem Hersteller alles Notwendige in Form von Änderungen an Zeichnungen und Spezifikationen übermitteln. Er muss den für das Gewerbe spezifischen Zeitplan aktualisieren. Dann leitet der [Projektmanager des Herstellers] diese Informationen an den Stahldetailer weiter.“ ."

Auch die Briefe und der ständige Kontakt bringen das Projekt voran. Dies kann angesichts der Herausforderungen in der Lieferkette der letzten Jahre besonders kritisch sein, wenn Materialien bestellt werden müssen. Sie verwies erneut auf die jüngste Erfahrung, als bei einem Online-Meeting festgestellt wurde, dass der Hersteller veraltete Zeichnungen hatte. Der Projektmanager beim GC war davon ausgegangen, dass die neuesten Zeichnungen die im RFI gestellten Fragen beantworten würden – doch die Zeichnungen waren noch nicht fertigungsbereit.

„Ich hatte diesen ganzen neuen Satz Strukturzeichnungen mit den meisten Abmessungen“, sagte sie, „aber ich hatte auch neuen Stahl, und die Position des neuen Stahls war nicht bemaßt. Trotzdem hatte ich meine Materiallängen, also jetzt.“ Ich konnte zumindest den Stahl kaufen. Der Zeitpunkt war wichtig, da es sich um große Träger handelte. Wir sind im pazifischen Nordwesten und kauften sie im Osten, also mussten wir die Lieferzeit einkalkulieren.“

Olsen beschrieb eine aktuelle Informationsanfrage, in der es um „eine Zeichnungsüberarbeitung ging, die zusätzliche Positionen für Transferpfosten beinhaltete, was mehr Versteifungsträger und Verbindungen erforderte. Und jetzt hatten wir ein Konfliktproblem zwischen der Versteifungsposition und den Trägerverbindungspositionen.“

Bei einem anschließenden Telefonat wollte der GC-Projektmanager auf Feldschweißen zurückgreifen, eine Änderung, die natürlich die Kosten erhöhen würde. Schließlich wurde eine Lösung gefunden – aber der Schlüssel sei, so Olsen, dass das Problem frühzeitig erkannt wurde, lange bevor Fertigungszeichnungen freigegeben und mit der Fertigung begonnen wurden, und dass die gesamte Interaktion in dieser wöchentlichen Informationsmitteilung dokumentiert wurde.

Dies weist erneut auf die Vorzüge des wöchentlichen Informationsbriefs hin. „Diese wöchentlichen Briefe enthalten eine Liste der Ereignisse der Woche. Auch wenn nichts passiert, kommuniziere ich weiterhin mit wöchentlichen Briefen. Möglicherweise warten wir noch auf die eine oder andere Genehmigung, wir machen weiter oder stehen still. Die Briefe informieren die Menschen auch darüber, welche Auswirkungen es hat, wenn Fragen unbeantwortet bleiben, einschließlich Verzögerungen beim Zeitplan.

„Bei all dieser Arbeit werden Überstunden, Änderungsaufträge und Krisenmanagementverhalten vermieden“, fuhr Olsen fort und fügte hinzu, dass „das Schlimmste von allem das Krisenmanagementverhalten ist“, bei dem Schuldzuweisungen weit verbreitet sind und Beschwerden (und schließlich Klagen) im Überfluss vorhanden sind .

Heutzutage kann die Werkstattfertigung selbst außerordentlich rationalisiert und automatisiert sein. Eine Strahllinie schreibt Layoutmarkierungen; Eine Roboterlinie schweißt und manipuliert Träger je nach Bedarf, ohne auf einen Kran warten zu müssen. Förderbänder bewegen die Träger von einem Ende der Werkstatt zum anderen, ohne dass Laufkräne erforderlich sind.

Dieser enorme Durchsatz nützt jedoch nichts, wenn alle auf der Grundlage falscher Informationen fabrizieren. Deshalb, so Olsen, sei ein effektives RFI-Management – ​​und Projektmanagement im Allgemeinen – weiterhin von entscheidender Bedeutung. Ein Auftrag mit übermäßigem Kraneinsatz kann eine zusätzliche Stunde oder einen zusätzlichen Tag in Anspruch nehmen, aber eine unadressierte RFI, die wochenlang im Posteingang einer Person liegt, kann ein Vielfaches mehr kosten.